Im Rahmen der Digitalisierung und zur Verbesserung der Raumsituation, hat die HMTMH ein digitales und dezentrales Raumplanungssystem einführt, welches die besonderen Bedarfe einer Musikhochschule optimal erfüllen kann.
Damit ist das erste große Digitalprojekt an unserer Hochschule implementiert und ein Meilenstein des Masterplans erreicht.
Ein Projekt in dieser Dimension, welches im folgenden kurz vorgestellt werden soll, kann nur gelingen, wenn es von der ganzen Hochschulöffentlichkeit getragen wird und die Anforderungen dafür gemeinsam entwickelt werden.
Aus diesem Grund gab es viele verschiedene Austauschformate , in denen gemeinsam neue Raum- und Buchungsregeln erarbeitet wurden.
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Meilenstein- und Projektplanung
Damit im Verlauf des Projekts jederzeit auf Veränderungen reagieren werden kann, wurde ein agiler Projektplan als Grundlage entwickelt.
Das neue Raumplanungssystem sollte zum Sommersemester 2024 für alle Hochschulangehörigen verfügbar sein, was als Meilenstein auch erreicht wurde.
Die Produktivstellung von ASIMUT ist ein erster Schritt in einem Projekt, wo der Weg das Ziel ist, und wir daher auch Anpassungen vornehmen und Evaluationen durchführen werden.
¶ Projektvorstellung im Senat
Am 19. Mai 2023 wurde das Vorhaben erstmalig im Senat vorgestellt und die Tragweite dieses Großprojekts dargestellt.
Das Protokoll der Sitzung kann hier heruntergeladen werden.
- Mit einem agilen Projekt- und Meilensteinplan soll die andauernde Beteiligung aller Statusgruppen gewährleistet sein, weshalb der Umfang des Projekt auch jederzeit anpassbar bleiben soll. Die Mitarbeit aller Fachgruppen wird im Projektverlauf eine wichtiger Säule der Entwicklung sein.
- Als möglicher Anbieter steht die Software der Firma ASIMUT im Raum, welcher ein dezentrales Raumplanungssystem für Musikhochschulen anbietet. Die Konfigurationen bezüglich der Raumbuchung und -verfügbarkeit wird hochschulweit diskutiert werden müssen
- Verschiedenste Anwendungsbereiche und Bedarfe wurden diskutiert, u.a.:
- Exklusiv- und Serienbuchungsrechte der Räume
- Buchungshorizonte und -quoten, sowie Last-Minute Buchungen
- zentrale Administration, welche in das tägliche Geschehen eingreifen kann
- Klärungsbedarfe bei der Schlüsselvergabe und -weitergabe
¶ Hochschulweiter Workshop
Die Einführung eines Raumplanungssystems ist zu großen Teilen ein hochschulweites Organisationsprojekt.
Um ein erstes Meinungsbild in der Hochschulöffentlichkeit zu erhalten, fand am 07. Juni 2023 ein World Café statt. An mehreren Diskussionstischen wurde über viele Themen gesprochen, die bei der Einführung eines Raumplanungssystems an der HMTMH zu berücksichtigen sind. Dabei wurden die folgenden Ergebnisse abschließend zusammen festgehalten:
¶ Transparenz und Fairness
- Alle Lehrenden und Studierenden werden innerhalb ihrer Statusgruppe nicht weiter unterschieden. Nur Fachlehrende einzelner Räume und Studierende mit Familie haben einen längeren Buchungsvorlauf, um eine längerfristige Planung zu ermöglichen.
Zu diskutieren ist, ob Studierende, welche einen Kammermusikschein benötigen, für Proben auch Sonderrechte erhalten sollen. - Das Raumplanungssystem sollte für die Hochschulöffentlichkeit transparent einsehbar sein. Eine Suchfunktionen um Buchungsübersichten einzelner Personen aufzurufen, sowie die Einsicht in Buchungen der Vergangenheit sollten aber deaktiviert werden.
- Studierende sollen aus gebuchten Räumen nicht herausgeschmissen werden dürfen. Dafür sollen Lehrende einen genügend großen Buchungshorizont erhalten, um dieses zu ermöglichen.
- Die Buchungsquote der Lehrenden soll sich nach dem jeweiligen Lehrdeputat richten (+ Zeitaufschlag, um auch längeres Unterrichten unproblematisch zu ermöglichen).
- Studierende sollen jeweils Übeblöcke von 2 Stunden vorbuchen dürfen. Durch ein Zusammenspiel aus Buchungsquote, Horizont und definierten Kern- und Randzeiten sollen sich so freie Raumkontingente fair unter den Studierenden verteilen lassen. Gleichzeitig sollen Spontanbuchungen mit einem Vorlauf von 2 Stunden in allen Räumen immer buchbar sein.
¶ Raumauslastung
- Um den knappen Raumressourcen der HMTMH entgegenzuwirken, sollen alle Räume der Hochschule für den Unterrichts- und Übebertrieb geöffnet werden. Ausnahmeregelungen sollten nur auf Grundlage inhaltlicher Erwägungen getroffen werden. Wenn beispielsweise große Instrumente in einem Fachraum untergebracht werden müssen, so kann dieser Raum auch weiterhin nur für die entsprechende Fachgruppe geschlossen nutzbar bleiben. Mit neuen Steuerungselementen, wie bspw. verschiedenen Buchungskontingenten und -horizonten oder der Bereitstellung von neuen und größeren Schließfächern, soll so die Raumauslastung maximiert werden, bei gleichzeitig minimalen Auswirkungen auf die Hauptnutzer:innen eines Raums.
- Alle Nutzer:innen müssen ihre Buchungen zurückmelden, wenn sie sich im jeweiligen Gebäude befinden, wofür eine einfache und praktikable Lösung entwickelt werden soll (z.B. über das WLAN-Netz oder QR-Codes an den Türen). So soll sichergestellt werden, dass Raumreservierungen auch tatsächlich genutzt und nicht angetretene Buchungen automatisch annulliert werden, um die Räume direkt für andere Nutzern:innen wieder zur Verfügung stellen zu können.
- Für kurzfristige Unterrichtstermine bzw. Unterrrichtsverlängerungen sollen Pufferräume zur Verfügung stehen. Diese können im Notfall von Lehrenden ab 24 Stunden vor Beginn gebucht werden. Studierende können die Räume nicht buchen, diese jedoch nutzen, wenn bspw. kurzfristige Unterrichtsverlängerungen in bereits gebuchten Räumen dieses nötig machen.
¶ Usability
- Um eine große Akzeptanz für ein digitales Raumplanungssystem zu schaffen, wurden verschieden Punkte bezüglich der Usability diskutiert. So sollten die Bedienungsoberflächen einfach und intuitiv gestaltet und Verbindungen zu den persönlichen Kalenderapplikationen inkl. Pushbenachrichtigungen möglich sein. Der bereits für alle eingeführte Hochschulaccount (z.B. für Mailpostfach oder AcademicCloud) sollte als Login genutzt werden können.
- Um einen sicheren Betrieb zu gewährleisten, sollte die WLAN-Qualität gesteigert werden.
- Zur Unterstützung der Buchungsrückbestätigung, sollten in den Gebäuden Terminals angebracht werden, an denen man sich einloggen kann, falls man sein Smartphone nicht zur Hand hat. Zusätzlich sollte die Pforte auch Buchungen bestätigen können.
¶ Systemwahl: ASIMUT
Unter Berücksichtigung der erhobenen Bedarfe und der Erfahrungen anderer Musikhochschulen in Deutschland, hat die HMTMH im September 2023 die Software des Herstellers ASIMUT beschafft.
Workshops und Konfigurationsprozesse wurden im Folgenden bereits zeitnah ab Oktober 2023 durchgeführt, damit das System wie geplant zum Sommersemester 2024 produktiv gehen kann.
¶ Gespräche mit den Statusgruppen
Bereits im Sommersemester 2023 liefen erste Vorgespräche mit den verschiedenen Statusgruppen. Im Wintersemester 23/24 wurden diese Gespräche intensiviert, um Bedingungen für ein zentrales Raumplanungssystem mithilfe eines standardisierten Verfahrens zu diskutieren und Regeln zu beschließen.
Als Basis dafür wurden transparente und faire Rahmenbedingungen für hochschulweite Buchungsregeln entwickelt, die als eine Art Leitlinie die Gespräche begleiteten. Die Ergebnisse aus dem World Café und den Vorgesprächen wurden dabei berücksichtigt.
¶ Produktivsetzung
Aus den Gesprächen mit den Statusgruppen wurden die Buchungsregeln entwickelt, die zum Start der ASIMUT-Nutzung ab April 2024 gelten.
Durch eine fortlaufende Evaluation soll der agile Ansatz des Projekts weiterleben und die Buchungsregeln andauernd an die Bedürfnisse der Hochschule angepasst werden. Darüber hinaus sollen weitere Geschäftsprozesse durch die Einführung neuer Softwaremodule in ASIMUT umgesetzt werden.
¶ Ideen | Fragen | Anregungen
Die Projektleitung zur Einführung eines Raumplanungssystems hat Gereon Theis übernommen. Für Ideen, Fragen und Anregungen kann die neue Supportadresse asimut[a]hmtm-hannover.de genutzt werden.